Prinzipieller Ablauf von ArchiV

1. Erfassung des gesamten Lagers
Dabei wird das Lager in Regale unterteilt, diese wiederum in Fächer, ArchiV druckt nun pro Lagerplatz (Fach in einem Regal) ein Etikett mit der Lagerortnummer und einem entsprechendem Barcode aus. So wird das gesamte Lager gekennzeichnet.
2. Erfassung der Akten
Diese Erfassung erfolgt möglichst genau, um bei einer späteren Suche in den Aktenbeständen die richtige Akte herauszufinden. Der Aktenkarton wird ebenfalls mit einem Aufkleber versehen, der wiederum einen Barcode mit der Aktenkartonnummer enthält.
3. Akteneinlagerung
Die Einlagerung erfolgt nun entweder automatisch mit der automatischen Lagerortvergabe oder vor Ort am Regal mittels Barcode-Lesestift. Dabei wird ein Aktenkarton in ein Fach gestellt. Mittels Barcode-Lesestift wird nun noch der Lagerort und die Aktenkartonnummer erfasst. Damit ist die Einlagerung abgeschlossen. Auf diesem Wege sind Lagerungskontrollen durchzuführen und eventuelle Fehler aufzuspüren.

Aktensuche und Entleihe im Internet

Mit "MS ArchiV" werden die Aktenbestände professionell erfasst und in Stahlcontainern gelagert.
Das Problem:
Die Anfragen zur Entleihe einer Akte wurden telefonisch/per Fax gestellt, es musste manuell die Akte gesucht und eine Entleihe angelegt werden. Dies war aufgrund der zu erwartenden großen Anfrage keine befriedigende Lösung.
Die Lösung:
Archiv goes Internet war geboren. Es wurde eine Möglichkeit geschaffen die archivierten Akten und sämtliche erfassten Informationen im Internet zur Recherche zur Verfügung zu stellen. Akten können somit online im Internet gesucht werden und auf Knopfdruck kann eine Entleihe durchgeführt werden.